Como administrador de propiedad horizontal, es probable que tengas un montón de pendientes y obligaciones en tu comunidad. No solo hay que estar al día con las exigencias diarias de tus propiedades, sino que también hay que prepararse para futuros propietarios, decidir sobre las mejoras del edificio, mantener el presupuesto en marcha y mucho más.
Esto puede traer problemas en tu PH ya que muchas veces la demanda de trabajo es alta y eso conlleva a muchos malentendidos con los miembros de la Junta directiva, y con los propietarios.
Aquí es donde entra en juego el software de gestión de propiedad horizontal: la solución adecuada puede ayudar a agilizar tus tareas y las de tus colegas, ahorrando en última instancia tiempo, dinero y estrés. Pero con varios tipos diferentes de este software disponibles, ¿por dónde empezar?
Características que hay que buscar en un software de gestión de propiedad horizontal
Para empezar, es aconsejable investigar un poco, tanto sobre el software como sobre las necesidades de tu PH. Un buen punto de partida es identificar una lista de tareas de gestión que ocupan mucho tiempo y que a ti te gustaría automatizar. Al igual que calcular el costo de lo que esta automatización podría ahorrarte anualmente.
Tener esta información puede ayudar a proporcionar una lista útil de requisitos a la hora de elegir y evaluar el software adecuado.
Gestionar el mantenimiento de la propiedad
Un buen software de gestión de propiedad horizontal tendrá funciones adicionales y será capaz de gestionar sin problemas las tareas de mantenimiento de la propiedad, que es en realidad uno de los aspectos que más tiempo consumen. El software debe tener flujos de trabajo sencillos y fáciles de seguir, ya que esta característica permitirá a tus gestores registrar toda la información necesaria, y también acceder con facilidad a los presupuestos, órdenes de trabajo y fotos de los trabajos requeridos. El software debe tener una serie de funcionalidades y estar diseñado para facilitar tu trabajo y ayudar a que los equipos sean más productivos.
Comunicación financiera
El seguimiento manual de los ingresos y gastos de un PH puede ser agotador y dar lugar a errores. Un software de gestión de propiedad horizontal con integraciones contables puede ayudarte a maximizar el rendimiento de las finanzas. Un buen software de gestión inmobiliaria debe ayudar a los propietarios en las tareas de contabilidad. En nuestra revisión, nos inclinamos más por un software de comunicación financiera que pueda recabar información, comunicar de forma sencilla, hacer un seguimiento de los pagos a proveedores, establecer fechas de vencimiento de los pagos con sus recargos, almacenar los registros y las transacciones financieras, hacer un seguimiento de los gastos y generar reportes para proporcionar una visión general operativa y administrativa.
Acceso a la cuenta del residente
Los residentes al tener acceso al software de gestión de propiedad horizontal, les permite pagar su alquiler, hacer solicitudes de mantenimiento y reparación, gestionar sus reservas, gestionar su visita y entregas, saber los proyectos importantes que la Junta Directiva estará trabajando para tu comunidad y comunicarse con los administradores del PH en cualquier momento. También puede enviar notificaciones a los residentes por parte de los administradores, solicitar una reunión, notificar cambios a los residentes o transmitir otra información importante.
Programación
Todos los administradores de PH necesitan un buen software de programación de gestión de propiedad horizontal para hacer un seguimiento de la información o las citas importantes, como las fechas de entrada y salida de los propietarios y sus invitados en caso de una situación, y los horarios de trabajo de los empleados/personal.
No es solo buscar un software que pueda resolver los problemas más importantes de forma independiente que tiene un PH, sino buscar un software que permita aplicar el concepto de Big Data. Es decir, buscar un software que permita el análisis de la información ya recabada en las diferentes funcionalidades o módulos, para ser transmitida de forma sencilla y fácil, a través de indicadores, para los administradores, juntas directivas o seguridad.
Esto es a lo que nosotros llamamos Cross Module, donde los módulos operativos, de seguridad, administrativos y financieros se cruzan para evidenciar información importante y facilitar la toma de decisiones.
Ventajas del uso del software de gestión de propiedad horizontal
Los softwares de gestión de propiedad horizontal han llegado para quedarse, y este 2022 no será la excepción, ya que les permite a los administradores y miembros de la junta directiva a:
Ser más eficientes en el tiempo
Gracias a la automatización de tareas que consumen mucho tiempo, como la actualización de los registros o la gestión de las transacciones financieras, los administradores tienen más tiempo para realizar otras tareas, como las inspecciones del lugar, la resolución de los problemas de los residentes o el seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
Ofrece comodidad
Con el Internet, que hace que todo lo que nos rodea esté digitalizado y, por tanto, sea más accesible, los residentes también verán el acceso a un portal online como una ventaja añadida. Añade comodidad a su día al permitirles hacer pagos rápidamente, y les da la tranquilidad de que siempre hay una línea de comunicación abierta entre ellos y sus administradores. Es otra de las razones por las que en Zender situamos la comunicación en el centro de todo lo que hacemos y damos a nuestros clientes acceso dedicado las 24 horas del día.
Obtén una supervisión más clara
Las herramientas de análisis y elaboración de informes del software de gestión de propiedad horizontal permiten a los administradores y miembros de la Junta Directiva conocer mejor sus datos, lo que podría permitirles tomar decisiones empresariales que beneficien a sus resultados e impulsen su rendimiento financiero, especialmente si son capaces de identificar tendencias.
¿Cómo puede ayudar Zender a los administradores y miembros de la Junta Directiva?
Teniendo en tus manos una plataforma como Zender, puedes tener toda la data de tu PH en un solo lugar y obtener el análisis de información al conectarse con los diferentes módulos de forma fácil y sencilla. Mantener actualizada la comunicación financiera, desde ver y enviar los estados de cuenta, filtrar por fecha y unidad, y los propietarios pueden visualizar los estados de cuenta y sus últimos movimientos. Sin mencionar mantener en orden todo sobre tu PH, agendar mantenimientos correctivos y preventivo, para así asegurarte de que tu PH esté en buen estado.
Y como último punto, tener control de identidad en el acceso al PH, generar Códigos-QR para las rondas de seguridad, para la supervisión de proyectos, y un registro de visitas, paquetes, proveedores y pedidos.
Estos son algunos de los módulos que se integran en nuestra plataforma como parte importante de la automatización de los procesos necesarios para la gestión de propiedades. Los mismos presentan una gran oportunidad para las empresas. La aceleración y la transformación digital de sus operaciones, pero sobre todo crecer, aumentando efectivamente sus ingresos y controlados. Al dejar a un lado el miedo al cambio, podemos empoderar nuestros talentos para impulsar la innovación con creatividad y decisiones estratégicas, mientras que la automatización mantiene el mundo siempre operando.
Gestionar comunidades de manera manual es cosa del pasado. Hoy en día es más fácil que nunca con plataformas como Zender, especialmente si gestionas varias propiedades y quieres maximizar tus procesos de manera ágil y eficiente.
